Como escrever uma carta de reunião dos pais do grupo de jovens

Pais ativamente envolvidos são a chave para os programas de ministério de jovens mais bem-sucedidos. Mantê-los informados sobre eventos e desenvolvimentos é essencial para garantir seu apoio e envolvimento. Como líder adulto de um grupo de jovens ou pastor de jovens, cabe a você dar um tom de boas-vindas e informativo em sua comunicação com eles, seja por escrito ou pessoalmente. Quando surgir a necessidade de realizar uma reunião de pais, escreva uma carta amigável e concisa para informar os pais sobre a reunião - e inclua uma agenda para capacitá-los a se preparar para a reunião.

Defina um horário e data para a reunião dos pais do grupo de jovens e assegurar um local apropriado para a reunião. Coloque as informações da reunião no calendário da igreja e no boletim informativo ou semanal para divulgá-lo amplamente. Se você quiser pessoas específicas além dos pais para participar da reunião, como seu pastor, convide-os com bastante antecedência para garantir que eles possam participar.

Faça um resumo carta aos pais, convidando-os para a reunião. Se você conhece todos os pais pessoalmente, pode usar uma saudação informal como "Querido John e Sue" para abrir sua carta. Caso contrário, use uma saudação como "Caros Pais do Grupo de Jovens" ou "Caro Sr. e Sra. Smith."

Use o parágrafo de abertura para convidar os pais para a reunião, citando o "date, time and location for the event.", 3, [[Observe que você está incluindo uma agenda de reuniões separada incluída na carta. Em seguida, descreva o objetivo e as metas da reunião proposta. Não liste todos os itens que você pretende cobrir, mas destaque os assuntos mais importantes para que os pais entendam o significado da reunião e saibam o que esperar. Adicione mais parágrafos conforme necessário para fornecer informações relevantes sobre as questões que você pretende discutir na reunião.

Feche sua carta pedindo aos pais que informem se podem ou não participar , fornecendo suas informações de contato para que eles possam entrar em contato por telefone ou e-mail. Enfatize a importância do envolvimento dos pais em um programa bem-sucedido de ministérios para jovens e termine dizendo que você está ansioso para vê-los na reunião, ouvindo sua opinião sobre os problemas e conhecendo-os melhor. Use um fechamento tradicional como "Sincerely" ou "Respectfully", seguido por quatro linhas em branco e seu nome impresso. Assine seu nome nos espaços em branco, acima do nome impresso. Se apropriado, você pode usar um fechamento como "Seu em Cristo" ou "Em Seu nome".

Crie uma agenda para sua reunião com os pais de membros do grupo de jovens. . Liste os itens da agenda em ordem de prioridade, para garantir que você chegue primeiro aos problemas mais importantes. Para garantir que a reunião permaneça no caminho certo, atribua tempos aproximados de discussão a cada item da agenda. Por exemplo, você pode anotar em sua agenda, Introdução de Oficiais do Grupo de Jovens (5 minutos), Visão Geral dos Próximos Eventos do Grupo de Jovens (15 minutos) e Discussão de Custos e Arrecadação de Fundos para Viagem Missionária (15 minutos).

Revise sua carta e a agenda da reunião. Obtenha uma lista atual de membros do grupo de jovens e seus pais. Certifique-se de enviar a cada pai uma cópia da sua carta e da agenda. Envie a carta pelo correio para garantir que ela vá diretamente para os destinatários desejados. Envie a carta pelo menos duas semanas inteiras antes da reunião - e envie um lembrete por email de uma para duas pessoas alguns dias antes da data da reunião.

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