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Quais são os processos de utilização da guia de deficiência para rastrear registros incompletos?

A utilização de guias de deficiência para rastrear registros incompletos envolve um processo sistemático para identificar, documentar e acompanhar registros que carecem de informações essenciais ou anexos necessários. Aqui está uma visão geral das etapas envolvidas:

1. Identificar registros incompletos:
- Revise regularmente os registros, como formulários, relatórios ou aplicativos, para identificar aqueles com informações ou anexos ausentes.
- Verifique se há campos marcados como obrigatórios, documentos obrigatórios não enviados ou inconsistências que necessitam de esclarecimento.

2. Criar recibos de deficiência:
- Gerar uma guia de deficiência para cada registro incompleto.
- Incluir detalhes como número de referência do registro, tipo, data de recebimento e deficiências específicas identificadas.
- Atribua um número de rastreamento ou identificador exclusivo a cada guia de deficiência.

3. Comunique-se com as partes responsáveis:
- Enviar a guia de deficiência à pessoa ou departamento responsável pelo preenchimento do cadastro.
- Fornecer um prazo para envio das informações ou anexos faltantes.
- Indique claramente as consequências de não resolver as deficiências dentro do prazo especificado.

4. Acompanhamento e monitoramento:
- Manter um sistema centralizado de rastreamento de todas as guias de deficiência emitidas.
- Acompanhar regularmente as partes interessadas para garantir o envio atempado de informações em falta.
- Envie lembretes se o prazo estiver se aproximando ou já tiver passado.
- Atualizar o status dos recibos de deficiência à medida que as informações são recebidas ou os problemas são resolvidos.

5. Resolver deficiências:
- Assim que as informações ou anexos necessários forem fornecidos, revise-os para verificar se estão completos e precisos.
- Atualizar os registros adequadamente e marcar o boletim de deficiência como “resolvido” ou “fechado”.

6. Escale se necessário:
- Nos casos em que as partes responsáveis ​​não respondam ou negligenciem persistentemente o preenchimento dos registos, encaminhe o problema para o supervisor, gestor ou autoridade designada apropriado.

7. Manutenção de registros e relatórios:
- Manter registro de todos os autos de deficiência emitidos, seu status e datas de resolução.
- Gerar relatórios regulares sobre registros incompletos e a eficácia do processo de rastreamento de deficiências.

8. Melhoria Contínua:
- Analisar as razões dos registos incompletos e identificar formas de melhorar os processos de recolha de dados.
- Fazer ajustes no processo de verificação de deficiência conforme necessário para aumentar sua eficácia.

Ao implementar um processo sistemático para a utilização de guias de deficiência, as organizações podem garantir a integridade e a precisão dos seus registos, melhorar a qualidade dos dados e melhorar as práticas de gestão de registos.