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Como gerenciar sistemas de arquivamento de papel médica

arquivos médicos individuais são mantidos para cada paciente que um médico vê. Um registro médico é onde as informações de saúde do paciente é armazenado , como histórico médico , anotações médicas e listas de medicamentos de prescrição. Gerir um sistema de arquivamento de papel médica é um processo delicado , que envolve procedimentos específicos a serem seguidos. Caso contrário, a informação de um paciente pode acabar em gráfico de outro paciente. HIPAA, o Health Insurance Portability e Accountability Act , é uma lei federal que supervisiona como informações de saúde do paciente é armazenada e protegida dentro de uma organização de saúde . Assim, as políticas e procedimentos que você estabelecer para gerir sistemas de arquivamento de papel deve estar em consonância com as regras da HIPAA. Coisas que você precisa
pasta No -box
Entrega -out folha
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Configurar uma pasta caixa de entrada para novos documentos em papel médica que precisam ser arquivados. Divida o in-box em categorias , como " avaliações do paciente ", " notas de progresso " e " trabalho de laboratório ". Informe os médicos em seu escritório de cuidados de saúde para utilizar o corretamente in-box e classificar os arquivos de papel.
2

Coletar o conteúdo da caixa de entrada , pelo menos, duas vezes por dia , ou quantas vezes você pode. Traga os arquivos de papel de volta para a área de depósito ou a sala de registros médicos.
3

Organizar os novos arquivos em papel em ordem alfabética para facilmente arquivamento . Muitas vezes, se um médico vê um paciente novo , haverá uma variedade de documentos em papel em que o paciente para você arquivar . Coloque todos os documentos de um paciente em conjunto numa pilha e continua a ordem alfabética . Hole- perfurar os documentos para que eles estão prontos para serem arquivados.
4

arquivo os documentos médicos no gráfico correto. Coloque os arquivos na seção correta do gráfico, desde prontuários contêm várias seções para diferentes tipos de documentos. Preste atenção a este processo, para que você não possa apresentar os comprovantes de trabalho de laboratório na seção de faturamento paciente do gráfico.
5

Coloque os prontuários de volta no lugar exato onde você os encontrou , quando você entraram com toda a papelada . Os registros médicos são geralmente manter em ordem alfabética pelo sobrenome.
6

realizar auditorias de rotina de qualidade para garantir que os arquivos de papel médica estão sendo arquivado corretamente. A enfermeira-chefe ou gerente de gestão de qualidade da sua organização de cuidados de saúde pode ser responsável pela realização de auditorias. Ela vai fazer uma verificação no local para ver se ou não os documentos forem misfiled de uma seleção aleatória ou amostra. Prontuários misfiled será dado de volta para a equipe de arquivamento a ser corrigido.
7

Mantenha uma folha de sessão na sala de prontuário . Instrua as pessoas a sair de um prontuário médico , sempre que sair da sala com ele. Isso ajuda o pessoal de arquivamento manter o controle de onde os registros de saúde são , o que é importante para o cumprimento HIPAA .
8

Nunca permita que os não- funcionários para ver arquivos em papel médicas. Atividades de arquivamento deve ser realizada em uma área privada para que os pacientes não vejo informações sobre cuidados de saúde de outros pacientes - o que é uma violação HIPAA que pode custar sua organização um monte de dinheiro em multas federais
.